Что такое системы управления знаниями и зачем они нужны

Если выражаться простым языком, то система управления знаниями — это организованная и отсортированная информация, которая была накоплена компанией за все время ее существования. Делается это для удобства и передачи опыта новым сотрудникам в процессе обучения.

Такой подход способен упростить сбор, распространение и эффективное использование данных внутри компании, а также не потерять важную информацию. Для каждой компании такие ценные данные могут различаться. Простым примером могут стать клиентские базы номеров и адресов, факты о зарождении истории компании, статистические показатели, аналитика доходов и расходов и так далее. Процесс обмена знаниями в дальнейшем проходит по такой схеме:

Из чего состоит система управления знаниями

Составляющие системы управления знаний — это базы извлеченных уроков, установления местонахождения компетенций и сообщества практикующих специалистов. Теперь давайте по порядку, что же это такое.

Базы извлеченных уроков

Базы извлеченных уроков — это те знания и опыт, которые важны для развития компании, но при этом не могут быть задокументированы в общем порядке. Изначально такие знания называли “лучшими практиками”, но отказались от подобного названия из-за предвзятости. То, что может считаться лучшей практикой компании в Японии, не всегда подойдет в качестве лучшей, например, в США.

Примером может являться извлеченный урок Марка Мацци, который работал в фармакологической компании Wyeth. Она запустила новый препарат для детей, и уровень ожидаемых продаж не соответствовал реальным, несмотря на эффективность и качество лекарства. Тогда Мацци запустил опрос и выяснил, что дети отказывались принимать лекарство из-за горького вкуса. Однако предписание приема препарата вместе с апельсиновым соком решил все проблемы. Это стало извлеченным уроком для фармакологической компании.

Вот как это выглядит в специальной программе:

Поиск компетентных специалистов

Любая компания нуждается в опытных и компетентных сотрудников. Но если времени и средств на обучение собственных у фирмы нет, то она должна заниматься их поиском. Определение же его компетенции происходит по данным резюме, в ходе самостоятельного определения работника собственного уровня и анализ собеседований, переписки и страницы работника в социальных сетях.

Существуют даже специальные сайты и программы, которые способны найти эксперта в той или иной области который, не может просто купить диплом, он должен соответствовать критериям. Если самый лучший по рейтингам профессионал в данный момент занят, они перенаправляют работодателя к следующему по уровню.

Создание сообществ практикующих специалистов

Обмен информацией и кооперация для генерирования идей — это важная составляющая для компании любого уровня и размера. Вот почему для системы управления знаниями так нужно создание сообществ специалистов-практиков. Причем они могут проходить как лично, так и дистанционно — с помощью интернета или телефонной связи.

Как бы то ни было, знания и навыки в любой, даже самой маленькой и начинающей компании нужно не только развивать и совершенствовать, но и накапливать. Никто не может знать, какие из них понадобятся фирме в будущем.